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舉辦一場線下活動策劃要準備所有物料清單

發(fā)布時間：2021-01-19 16:23??

策劃一場成功的活動，并不是一件簡單的事情，正所謂欲成大事，需要有天時，地利，人和各個方面的因素來配合，做活動也是一樣，活動策劃是把各項零碎的環(huán)節(jié)，整合到一起，形成一場視聽盛宴。所以在活動開始之前，zui好是先把各項準備工作和需要的物料準備齊全。

線下活動策劃需要哪些物料清單？

一、線下活動前期準備工作

活動主題：主題一定要明確，如成熟型的產(chǎn)品策劃的核心就以

用戶增長和品牌傳播為主。

活動時間：考慮用戶時間是否方便。

活動地點：符合活動主題定位。

活動對象：確定目標用戶及潛在用戶。

活動描述：亮出你會怎么做，做什么活動，有什么亮點從而打動用戶。

參與方式：至少要征集報名用戶留下姓名和聯(lián)系方式。

活動規(guī)則：各種要求和注意事項，比如參與人員篩選標準、著裝要求、報名截止時間、報名成功通知時間、活動問題咨詢方式等等。

推廣渠道：投放時間、投放渠道、投放資源位置等。

預(yù)期效果：比如活動對平臺數(shù)據(jù)或用戶有什么幫助。

成本預(yù)估：包含各推廣渠道費用、線下執(zhí)行費用、各環(huán)節(jié)禮品或獎品費用。

二、制作活動推進時間表，推進工作

方案通過后，正式進入執(zhí)行階段，一般需要召集此次活動的工作人員召開一個準備會議。梳理活動節(jié)點，分配好各項工作并確定各項工作負責人，活動總負責人根據(jù)推進時間表跟蹤完成情況。

三、確定活動場地

線下活動則場地選擇尤為重要。過程中要考慮到場地的交通、星級、檔期、容納人數(shù)、環(huán)境等，實地考察過程中如會議室的長、寬、高、容納人數(shù)、是否有柱、舞臺搭建及布展等因素、桌型等、投影、麥克風、會議室門口簽到板的位置、茶歇的位置、房間的房型及設(shè)備設(shè)施、是否能提供獨立用餐區(qū)域等。如果你沒有辦法在有限的經(jīng)費內(nèi)選擇zui符合活動主題的優(yōu)質(zhì)場地。

30分鐘內(nèi)提供多個精準場地報價，智能高效的匹配方案。

量身定制并滿足用戶各類會議需求，為用戶提供一站式解決方案。

四、活動頁面制作

文案確定后，與設(shè)計溝通需求及時間節(jié)點，可以找一些參考素材以減少溝通成本。并與技術(shù)保持溝通，確保頁面準時制作完成并通過測試沒有問題后正式上線。

五、視頻、宣傳物料等設(shè)計制作

要注意各物料主題風格的統(tǒng)一，包括圖案、尺寸等，并跟蹤制作情況，包括材質(zhì)、色差、打樣、工期等，確保保質(zhì)保量完成。

六、活動征集、統(tǒng)計及通知

報名情況一定要及時統(tǒng)計，一旦發(fā)現(xiàn)報名人數(shù)過少，離預(yù)期人數(shù)差距過大，及時增加投放渠道和投放力度，保證活動人數(shù)。活動前通知報名成功用戶，根據(jù)報名留下的聯(lián)系方式，電話、短信都行，確認能夠準時參加活動的具體人數(shù)。

七、制作活動執(zhí)行方案，分解執(zhí)行任務(wù)

制作一份活動現(xiàn)場執(zhí)行方案，結(jié)合設(shè)定的活動流程，把簽到、主持、攝影、道具、場務(wù)、直播等現(xiàn)場執(zhí)行中的各項工作分配到具體個人，執(zhí)行方案一般精確到分鐘。

在線下執(zhí)行之前的一兩天，召集所有執(zhí)行人員開活動動員會，下發(fā)執(zhí)行方案，逐項分解任務(wù)到個人，保證每個人都清楚自己到現(xiàn)場應(yīng)該做什么工作。

八、制作物料、禮品清單

把活動所有需要用到的物料和禮品種類、數(shù)量注明，并備注各物品在活動執(zhí)行中出現(xiàn)在哪個環(huán)節(jié)、什么地點，交待給各自的負責人，如果所需物料和禮品種類比較多，zui好再做一個表格，交給各項物品負責人。

九、活動應(yīng)急預(yù)案

至少要在活動開始前設(shè)想好zui可能出現(xiàn)的幾種問題，并想好相應(yīng)的解決辦法，在執(zhí)行群里通知到可能出現(xiàn)問題環(huán)節(jié)的相應(yīng)負責人，在活動進行中一旦發(fā)現(xiàn)問題迅速啟動應(yīng)急預(yù)案。

十、活動場地布置及現(xiàn)場執(zhí)行

一般提前一天或提前半天完成場地布置。

執(zhí)行人員到場后應(yīng)迅速進入各自工作崗位，簽到引導(dǎo)維護用戶、主持人再次熟悉串詞、各項物品負責人清單數(shù)量并準備提前送到預(yù)定位置、提前溝通攝影攝像說明需要什么場景人物特寫等拍攝需求。在活動正式開始時間前1-2小時到場，準備各自負責物料和獎品，尤其是負責簽到的同學，不要讓用戶覺得早到無人接待。

提前建一個活動執(zhí)行群，出現(xiàn)突發(fā)情況，及時通報，比如某個執(zhí)行人員遲到，總負責人要立馬安排其他人補位。

十一、活動流程

活動流程表根據(jù)活動環(huán)節(jié)安排而定，從開始到結(jié)束每項工作分配到個人。如果活動進行中再出現(xiàn)流程變化，總負責人趁主持間歇快速告知主持人以便主持人臨場應(yīng)對，并通知其他執(zhí)行人員。

十二、用戶離場

zui終預(yù)定的各項流程全部執(zhí)行完畢，用戶離場，所有執(zhí)行人員可以放輕松一些啦，大家拍個照片，盤點收集一下剩余物料和禮品，完成清場任務(wù)，就可以安心地去吃頓慶功宴犒勞自己啦。

十三、活動回顧和活動效果報告

活動結(jié)束后一般要有活動回顧。如果要求比較急甚至活動結(jié)束就要發(fā)布，那么總負責人要提前制定活動回顧人員，在活動進行中就同步寫作，并及時拷出攝影照片，這樣基本在活動結(jié)束后就能很快出稿了。

出稿后迅速交給負責投放渠道的同事安排投放。如果活動回顧要求不急的話，可以等改天再做，在約定時間前發(fā)出就好。

活動結(jié)束后一般還需提交一份活動結(jié)案，大致包括活動概述、活動效果統(tǒng)計等各部分成果和數(shù)據(jù)匯總還要總結(jié)經(jīng)驗教訓，從頭到尾把整個活動梳理一遍，重點總結(jié)兩個方面：

活動流程，哪些環(huán)節(jié)之間存在銜接不暢、哪個環(huán)節(jié)當中存在問題，思考以后如何優(yōu)化流程。

總結(jié)所有出現(xiàn)的問題和自己的應(yīng)對措施，有哪些應(yīng)對得不錯，有哪些應(yīng)對不足以后如何改善，zui好都記錄下來。

通過這樣復(fù)盤，你能清楚認識到一次活動哪些是成功的哪些是失敗的，成功的部分保留，失敗的部分提醒自己下次注意，想辦法去解決。

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